Iedere organisatie krijgt er op den duur mee te maken: een werknemer functioneert niet zoals dat zou moeten. Afspraken worden niet nagekomen, resultaten blijven achter, de kwaliteit van het werk is ondermaats of collega’s uiten frustraties over de werknemer. Een disfunctionerende werknemer kost de organisatie niet alleen veel geld en tijd, maar ook veel energie.
Vaak onderschatten werkgevers hoe makkelijk een disfunctioneringskwestie kan ontsporen. Te lang wachten leidt tot frustratie en oplopende kosten. Te snel handelen leidt daarentegen tot juridische problemen. En dan zijn er nog vele andere juridische valkuilen die de organisatie moet zien te vermijden om uiteindelijk tot ontslag te kunnen overgaan.
Als ervaren arbeidsrechtadvocaten krijgen wij regelmatig te maken met disfunctioneringskwesties en zien wij waar de grootste valkuilen voor werkgevers liggen. In dit artikel geven wij meer informatie over disfunctioneren en do’s en don’ts over het omgaan met disfunctionerende werknemers om hoge vergoedingen of een mislukt ontslag te voorkomen.
Wanneer is er sprake van disfunctioneren?
Disfunctioneren betekent simpel gezegd dat een werknemer zijn werk niet goed genoeg doet. De organisatie heeft een grote mate van vrijheid om te beoordelen welk niveau de werknemer zou moeten hebben en wanneer daar niet aan voldaan wordt. Denk daarbij aan de doelen die behaald moeten worden, de kwaliteit van het werk en de vaardigheden die iemand moet bezitten.
Voor disfunctioneren is het belangrijk dat dit niet veroorzaakt wordt door ziekte of onvoldoende arbeidsomstandigheden. In de gevallen dat de hele afdeling bijvoorbeeld disfunctioneert, dan zal dit eerder aan de omstandigheden liggen dan aan de werknemer zelf.
Een moeilijk onderscheid met disfunctioneren is verder nog het arbeidsconflict. Het gedrag van een werknemer kan een grote rol spelen ten aanzien van zijn of haar functioneren, maar kan aan de andere kant ook een kenmerk zijn van een conflictsituatie. Dit is vaak moeilijk van elkaar te onderscheiden. De situaties vragen echter om een andere aanpak. Het is dan ook aan te raden om hierover juridisch advies in te winnen.
Gevolgen van disfunctioneren
Alhoewel ontslag een gevolg kan zijn van disfunctioneren, is dit niet het enige gevolg dat kan of zelfs moet worden onderzocht. Bovendien worden er hoge eisen gesteld aan een ontslag wegens disfunctioneren en is het dus belangrijk om de juiste stappen op het juiste moment te zetten.
Wordt geconstateerd dat een werknemer disfunctioneert, dan is het eerst zaak om hem of haar te waarschuwen. Vervolgens moet de werknemer een kans krijgen om zijn of haar functioneren te verbeteren. Lukt dit niet, dan moet onderzocht worden of de werknemer mogelijk kan worden herplaatst binnen de organisatie. Soms is een demotie hiervoor een optie, maar niet altijd. Pas daarna komt de situatie mogelijk voor ontslag in aanmerking. Dat kan via een ontbinding bij de rechter, maar ook via een vaststellingsovereenkomst als de werknemer daarvoor openstaat. In beide gevallen zal er rekening moeten worden gehouden met de opzegtermijn en de transitievergoeding van de werknemer. Heb je als werkgever niet de juiste stappen gevolgd, dan riskeer je bij de rechter een mislukt ontslag of een hoge billijke vergoeding.
De belangrijkste do’s en don’ts bij disfunctioneren
Do’s
- Wees duidelijk en op tijd
Waarschuw de werknemer schriftelijk voor het disfunctioneren en benoem daarin de gevolgen van een gebrek aan verbetering. - Werk met een realistisch verbeterplan
Geef de werknemer duidelijke doelen, voldoende tijd en de juiste ondersteuning om te verbeteren. Hoeveel tijd en welke ondersteuning nodig is, verschilt per situatie en werknemer. - Leg afspraken vast
Zorg dat het verbeterplan, de gesprekken, afspraken en evaluaties op papier staan. Dat geldt ook voor het eindoordeel van het verbeterplan. - Kijk naar andere mogelijkheden binnen uw organisatie
Soms past een werknemer beter in een andere rol. Onderzoek herplaatsing serieus voordat u aan ontslag denkt. - Controleer of er bijzondere omstandigheden zijn
Bijvoorbeeld ziekte of zwangerschap. Die situaties vragen om extra zorgvuldigheid, omdat er dan mogelijk een opzegverbod geldt.
Don’ts
- Wacht niet te lang
Wachten leidt zelden tot verbetering en maakt het later moeilijker om overtuigend in te grijpen. - Wees niet te informeel
Werkgevers hebben vaak de neiging om kritiek op een zachte en informele manier en plaats te brengen. Het is echter belangrijker om duidelijk te zijn en feedback goed te documenteren. - Gebruik het verbeterplan niet als formaliteit
Een werknemer moet een echte kans krijgen om het beter te doen. - Gebruik geen subjectieve of vage verbeterpunten
Doelen waaraan de werknemer moet voldoen moeten duidelijk worden omschreven, realistisch zijn en objectief meetbaar. Vage of subjectieve verbeterpunten leiden vaak tot afwijzing van een ontslag. - Negeer signalen van overbelasting niet
Overbelasting kan het resultaat zijn van ziekte of arbeidsomstandigheden, waarbij geen sprake is van disfunctioneren.
Waarom vroeg advies het verschil maakt
Disfunctioneren is geen kwestie van “even regelen”. Juist in de eerste fase worden fouten gemaakt die later lastig te herstellen zijn of nog veel tijd zullen gaan kosten. Door op tijd te sparren met een specialist worden verkeerde stappen en onnodige risico’s voorkomen.
Wessel Van der Lans begeleidt werkgevers bij disfunctioneringstrajecten, verbeterplannen en ontslag. Praktisch, duidelijk en met oog voor uw organisatie. Wilt u weten waar u staat, of welke aanpak in uw situatie het verstandigst is? Neem dan gerust contact met ons op.
Wilt u goed voorbereid zijn bij disfunctioneren, schrijf u dan in voor onze training ‘Wat te doen als een werknemer disfunctioneert?’
