Do’s en don’ts bij controleren thuiswerkers
Nog steeds werken de meeste mensen thuis als gevolg van de coronamaatregelen. Werknemers lijken over het algemeen positief over thuiswerken. En ook werkgevers er zien de voordelen van in. Tegelijkertijd vinden werkgevers het lastig om goed zicht te houden op wat hun werknemers thuis doen.
In de VS is zogenaamde ‘gluurprogrammatuur’ in opkomst. Dit is speciale software die op werklaptops en -telefoons kan worden gezet waarmee je als werkgever kunt controleren wat jouw werknemers doen, bijvoorbeeld door het aantal toetsaanslagen te meten, om de zoveel minuten een schermafbeelding te maken van de computers of door foto’s te nemen via hun webcamera’s. Maar ook in Nederland zijn er werkgevers die van werknemers verwachten dat ze de hele dag ‘ingeklokt’ blijven in videovergaderingen, zodat gecontroleerd kan worden of ze wel werken.
Maar hoe zit dit juridisch? Wanneer is het controleren van personeel toegestaan en met welke voorwaarden moet een werkgever rekening houden?
Voorwaarden controleren medewerkers
Uit de rechtspraak en de wet zijn vijf voorwaarden te onderscheiden:
- De werkgever moet werknemers van tevoren informeren over de controle die gaat plaatsvinden. Ook moeten werknemer vooraf geïnformeerd worden over welk gedrag is toegestaan en wat is verboden. Dit kan bijvoorbeeld met gedragsregels of in een protocol.
- De werkgever moet een legitiem doel/gerechtvaardigd belang hebben bij de controle. En dit belang moet zwaarder wegen dan de privacy van de werknemer.
- Het doel moet niet op een minder ingrijpende manier kunnen worden nagestreefd. Dat wil zeggen: de controle moet noodzakelijk zijn op de gekozen wijze.
- De werkgever is verplicht om rekening te houden met vertrouwelijke communicatie van de werknemer. Zo mag een werkgever op afstand geen e-mails van de thuiswerker inzien die als privé zijn gemarkeerd.
- Tot slot geldt dat de voorafgaande instemming van de ondernemingsraad (OR) nodig is, als er binnen het bedrijf een OR is.
Legitiem doel versus privacy
Maar is ‘gluurprogrammatuur’ toegestaan? Dit hangt af van de specifieke situatie bij de werkgever. Allereerst is het dus van belang met welk doel de werkgever wil meegluren. Het controleren van werktijden of het bijhouden van productiviteit kán een legitiem doel zijn, alleen al omdat je er als werkgever op moet toezien dat werknemers niet te veel werken. Maar dit doel zal niet zonder meer opwegen tegen het belang van privacy van de werknemer Zeker niet als een werkgever heeft gekozen voor een gluurmethode waarvan de privacyimpact groter is, bijvoorbeeld doordat er ook privégegevens zichtbaar zijn (zoals bij een screenshot of foto).
Ook zal het niet altijd gemakkelijk zijn om aan te tonen dat een gluurmethode noodzakelijk is. In veel gevallen zal het doel, de controle van productiviteit van werknemer, ook op een andere manier bereikt kunnen worden. Bijvoorbeeld door afspraken te maken over output of door regelmatig in gesprek te gaan met werknemers.
Vorm met zo min mogelijk impact
Toch kunnen er werksituaties zijn waarin het lastig is om controle te houden op het werk, bijvoorbeeld als een manager een heel groot thuiswerkteam moet aansturen of verantwoordelijk is voor functies waarvan output lastig te meten is. En dan zou ‘gluurprogrammatuur’ een uitkomst kunnen bieden. Overweeg je om controlesoftware in te zetten, houd je dan aan de stappen zoals hiervoor beschreven. En kies voor een vorm met zo min mogelijk impact op de privacy van de werknemer.
Als je het mij vraagt, is vertrouwen beter dan controle. En kan ‘gluurprogrammatuur’ alleen worden ingezet in hele bijzondere situaties, waarin niets anders effectief is.
Wat zijn jullie ervaringen? Hoe houden jullie controle op thuiswerken en contact met jullie teams?